Coordonnateur·trice, Hôtellerie de Québec

Accueil

• Reçoit les appels téléphoniques et fournit l’information demandée. Dirige les appels vers leur destinataire.
• Accueille les visiteurs, les bénévoles, les fournisseurs et autres personnes, s’enquiert du motif de leur démarche, répond à leurs questions et leur fournit les renseignements demandés.
• Accueille les nouveaux résidents, leur fournit les informations d’usage relatives à leur séjour et effectue la visite de l’établissement avec eux.
• Prend les réservations d’hôtellerie et fait les suivis appropriés dans le logiciel d’hôtellerie.
• Reçoit le courrier électronique de la Fondation pour sa région, y répond en fournissant les informations demandées ou les transmets aux personnes appropriées.

Soutien aux résidents

• Répond aux demandes des résidents durant leur séjour et les assiste au besoin pour : les transactions avec la pharmacie, la prise de rendez-vous médicaux et le rappel des activités à venir.

Gestion des admissions

• Crée le dossier des résidents dans le logiciel conçu à cet effet, procède à son admission, effectue la facturation (ex. prépaiement, compte à recevoir, etc.), produit les lettres de remboursement, attestations, et autres. Met à jour les informations de réservation dans le logiciel, au besoin (ex. modification de réservation).
• Maintient à jour la base de données sur les résidents et médecins traitants afin de produire une liste de référence au besoin.

Soutien administratif

• Exécute des travaux de soutien administratif au moyen des logiciels utilisés par la Fondation.
• Effectue l’entrée de données pour comptabiliser les dons ou revenus (ex. activités de financement, thérapies complémentaires, encaissements liés à l’hôtellerie, etc.) dans les plateformes prévues à cet effet.
• Prépare les dépôts et les rapports comptables et s’assure qu’ils balancent. Fait parvenir les différents rapports et pièces justificatives au siège social, le tout selon les procédures en vigueur.
• Prépare divers rapports selon les besoins.

Relation avec le milieu

• Maintient et établit un lien privilégié avec les centres de radiothérapie et de chimiothérapie référant la clientèle.
• Informe les partenaires du milieu des disponibilités de chambres, de façon à assurer un taux d’occupation maximal de l’Hôtellerie.

Coordination

• S’assure du respect des politiques et procédures en place pour tout le personnel et bénévoles impliqués à l’accueil.
• Suit l’exécution du plan d’entretien.
• Aide à la gestion des horaires pour s’assurer d’avoir le personnel en place en tout temps.
• Prends en charge la logistique lors de la tenue d’activité (réunion, événement, formation, location d’espace, etc.).
• Assure un soutien continu à l’équipe de travail en répondant rapidement aux situations d’urgence (sécurité, continuité des services, etc.).
• Communique à l’équipe les informations importantes et fournit une rétroaction régulière.
• Rend des comptes au superviseur quant à la performance des équipes, la satisfaction des clients et la gestion des ressources.